La fatturazione elettronica insieme a tutte le modifiche che ha portato all’interno del lavoro di ogni singola azienda, ha introdotto il conferimento delega fatturazione elettronica. Questo permette al commercialista, o comunque all’intermediario, di agire in maniera diretta sulle fatture e sui documenti fiscali, muovendosi nell’interesse del suo assistito.
L’intermediario finanziario è in grado di agire in nome e per conto del soggetto che ha conferito delega. Può quindi interfacciarsi con l’Agenzia delle Entrate ed entrare nel Cassetto fiscale del contribuente.
L’incarico viene concesso utilizzando uno specifico modulo per il conferimento delega fatturazione elettronica. Se invece si utilizza un software specifico per la gestione della fatturazione elettronica, è il sistema stesso a provvedere al conferimento dell’incarico, con semplici accessi e account dedicati. Vediamo però nel dettaglio di cosa si tratta il conferimento della delega.
Cos’è la delega fattura elettronica
L’Agenzia delle Entrate con l’entrata in vigore dell’obbligatorietà della fatturazione elettronica ha provveduto ad attivare 2 servizi online dedicati in modo da evitare inutili passaggi presso gli uffici fisici. L’attenzione si è spostata al conferimento delle deleghe agli intermediari, che possono utilizzare i servizi di fatturazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate per nome e per conto del soggetto con partita IVA che concede la delega per la gestione delle sue pratiche fiscali.
L’intervento degli intermediari avviene grazie al Sistema di Interscambio, la cui importanza nel sistema della fatturazione elettronica è ormai conosciuta. Tutto questo serve sempre a semplificare il lavoro delle partita IVA che già incontrano non poche difficoltà, ogni giorno, nella gestione della propria attività.
Conferimento delega fatturazione elettronica: come funziona
Le modalità per il conferimento della delega fatturazione elettronica, sono state determinate dalla stessa Agenzia delle Entrate con un provvedimento del 5 novembre 2018. I commercialisti, le associazioni di categoria, i Caf possono inviare all’Amministrazione finanziaria la comunicazione telematica contenente i dati più importanti delle deleghe ricevute in modo da consentirne l’attivazione.
Come deve avvenire la comunicazione? Con le seguenti modalità:
- una massiva con i dati delle deleghe conferite;
- una puntuale che serve all’attivazione di ogni singola delega.
Perché la delega possa attivarsi occorre che vengano indicati alcuni dati che riguardano la dichiarazione IVA del contribuente con riferimento all’anno precedente. Nel caso in cui si tratti di una nuova attività e quindi non sia presente la dichiarazione IVA, la procedura di seguire è diversa e prevede l’utilizzo della PEC.
2 i moduli delega:
- modulo conferimento/revoca delle deleghe all’utilizzo dei servizi di e-fattura;
- modulo per il Cassetto fiscale delegato.
Ma li illustreremo nello specifico di seguito.
Come inviare la delega
Considerando che gran parte dei possessori IVA conferiscono delega per la gestione della fatturazione elettronica allora il Direttore dell’Agenzia delle Entrate ha deciso di rendere la procedura per l’invio delle deleghe estremamente semplice.
3 le possibili procedure che possono essere applicate. La prima è l’invio massivo delle deleghe che consente all’intermediario di trasmettere una comunicazione telematica con i dati essenziali delle deleghe che gli sono state conferite. L’invio avviene in maniera telematica e non vi è il bisogno di recarsi presso gli uffici territoriali dell’Agenzia delle Entrate. L’attivazione della delega avviene solo nel momento in cui sono stati controllati i dati della dichiarazione IVA o comunque della Posta Elettronica Certificata.
La seconda procedura è quella dell’invio puntuale delle delega che permette di trasmettere una sola delega.
Infine l’invio delle deleghe tramite PEC riservata agli intermediari che sono in grado di autenticare la sottoscrizione e di inviarla tramite PEC. L’invio prevede 1 file con gli elementi delle deleghe conferite e copia delle deleghe cartacee che dovranno essere conservate dall’intermediario.
Conferimento delega fatturazione elettronica: cosa è possibile delegare?
Ma quali sono le azioni che il contribuente può delegare al suo intermediario finanziario?
- consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche;
- duplicati informatici delle fatture;
- consultazione dati rilevanti ai fini IVA;
- registrazione dell’indirizzo telematico e generazione del QR Code;
- accreditamento e censimento dispositivi;
- fatturazione elettronica e conservazione dei documenti.
La delega che si conferisce all’intermediario ha una durata di 2 anni.
Modulo delega cassetto fiscale
La delega al Cassetto Fiscale permette al commercialista o all’intermediario finanziario di consultare online le informazioni contenute nel Cassetto fiscale del proprio assistito, per controllare la posizione contributiva e aggiornare sui versamenti da fare all’Erario.
Il modulo per la delega al Cassetto fiscale è lo stesso che si utilizza per il conferimento/revoca utilizzo della fattura elettronica di cui abbiamo precedentemente parlato. In questo caso la delega ha una durata di massimo 4 anni salvo revoca nell’arco del periodo.
Registrazione dell’indirizzo telematico
L’intermediario che riceve la delega ha la possibilità di indicare al Sistema di Interscambio il canale che il suo cliente preferisce per la ricezione e l’invio delle fatture elettroniche. La fattura si sposta su un piano digitale e non solo deve essere compilata da PC, tablet o smartphone, ma deve essere inviata in via telematica e perverrà proprio al Sistema di Interscambio che ne controllerà l’esattezza per poi consegnarla al destinatario.
Tale processo può avvenire o tramite PEC o in alternativa con il codice destinatario. Tale preferenza dovrà essere comunicata dall’intermediario.
Inoltre è sempre compito dell’intermediario di generare il codice QR Code per l’acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche IVA.
Conservazione delle fatture elettroniche
Così come succede per le fatture cartacee, anche quelle elettroniche devono rimanere negli archivi per almeno 10 anni. Quindi il compito dell’intermediario non finisce con l’invio delle fatture elettroniche attraverso le funzionalità rese disponibili dal portale dedicato, ma deve gestire il servizio nella sua totalità.
Ciò che deve fare è procedere alla conservazione delle fatture elettroniche aderendo al servizio che permetterà di reperire in maniera veloce i documenti nel caso in cui ci siano dei controlli da parte del Fisco.
Inoltre occorre controllare lo stato di adesione al servizio di conservazione delle fatture e soprattutto tenere d’occhio le notifiche e le ricevute del processo di fatturazione elettronica in modo tale che si possa anche intervenire nel caso in cui il Sistema di Interscambio rilevi degli errori e provvede a far tornare indietro una fattura che deve essere modificata.
Vero che il processo della fatturazione elettronica è stato previsto per semplificare in parte il lavoro di ogni azienda, ma questo non vuol dire che non ci sia bisogno di un intermediario che vigili sul corretto funzionamento.